הפקת אירועי חברות: 5 דברים שאתם יכולים לעשות להפוך את האירוע למופלא

כלקוח, אנחנו מבינים שיש לך ציפיות גבוהות ומבינים שהפקת אירועי חברות הוא תחום שדורש מיומנות גבוהה ומשאבים מגוונים. אנחנו גם יודעים שיש לך רצון לתכנן אירוע מדהים עבור קהל היעד שלך עם העלות-תועלת האופטימלית ביותר, על מנת לקבל את החזרה התשואה הכי גבוה שאפשר.

בנוסף, אתה גם יודע שבשביל לייצר חותם משמעותי וחוויה יוצאת דופן שתשיג את כל המטרות של הפקת אירוע חברה ייחודי שהמוזמנים שלך מצפים לו, אתה צריך להיות מסוגל לייצר את התשתית הראויה לביצוע שכזה.

בכך, עומדות לפניך 2

אפשרויות עיקריות:

הראשונה היא לנסות ולהפוך למפיק אירועים מנוסה, לג'נגל בין אינספור תחומים ונושאי אחריות שונים, תוך כדי סיכון של דילול פוקוס ואנרגיה במשאבים ואספקטים שונים עמם אתה מתנהל ביום-יום, על מנת לקבל את ההחזר המירבי על השקעה באירוע שכזה.

הדרך השניה היא למצוא חברת הפקות אירועים מקצועית ומנוסה, שמתמחה בהפקת אירועי חברות ולהפקיד בידיה את הניהול מא' ועד ת', תוך כדי שמירה על מעורבות גדולה וחלק ארי בתכנון ובנית הקונספט. בכך, אתה כלקוח יכול להמשיך להתעסק בדברים השוטפים של היום-יום שלך, ולתעל את האנרגיה שלך לחיזוק ויצירת קשרים עם המשתתפים עם השקט הנפשי שהכל תקתק כמו שצריך.

אנחנו בפינץ' הפקת אירועים יכולים להעריך בזהירות שהאפשרות השניה היא המועדפת עליך, כמו חברות רבות שבוחרות בדרך זו ליצירת אירועי קונספט, חוויות בלתי נשכחות לארגון והאנשים שמרכיבים אותו. על סמך הניסיון שלנו, אנחנו יודעים שהפקת אירוע שכזה היא לא "שגר ושכח" (שחרור מוחלט ממעורבות הלקוח באירוע), אלא יצירת התשתית המקצועית ביותר לשיתוף פעולה והבנה מעמיקה של הצרכים והמטרות שלך, לכדי הביצוע והתוצאה שעליהם חלמת.

התשוקה להפקת אירועים היא מה שמניע אותנו, הריגוש, ההפתעה, והקשרים האישיים הכל כך מיוחדים שנוצרים באירועים מסוג אלה, גורמים לנו לעשות את זה כל פעם מחדש כאילו זו הפעם הראשונה.

אם אתם חושבים אילו צעדים אתם יכולים לעשות על מנת להפוך את האירוע הבא לעוצר נשימה, הנה 5 דרכי פעולה שיסייעו לכם להבטיח חוויה שתתעלה על כל הציפיות ותשאיר את התחושה והרושם שאתם חולמים עליו בקרב המשתתפים.

1. בנו אמון ושקיפות

אם היינו צריכים להקביל זאת לעולם אחר, היינו אומרים שבניית אמון ומערכת יחסים אותנטית ושקופה עם מפיק האירועים שמוביל את האירוע, דומים לפיגומים ותשתית העומק הבסיסית ביותר של בניין בטרם בנייתו. בדיוק בדומה לכך, הנ"ל מתפקדים כאבן היסוד וחומרי הבניין הכי אלמנטריים של אירוע שאתם מעוניינים לייצר.

אנחנו בפינץ' מבססים את תוכנית העבודה על היכרות אישית ואמיתית עם הלקוח, להבנה מעמיקה ומשתפת של החזון והציפיות שלכם על מנת לבנות תהליך ברור ואיכותי שיתורגם לתוצאה הרצויה ולביצוע חסר פשרות. כל פיסת מידע שמתווספת בתהליך היא כמו חתיכה נוספת בפאזל שאנו בונים במשותף ומתגבש באופן מקצועי לתמונה מלאה ומרגשת. לכן, החשיבות של שקיפות, תחושת השותפות והכנות הן קריטיות לאופן שבו יראה האירוע ביום עצמו.

2. ייעדו איש קשר מוביל אחד

על מנת לייצר ערוץ תקשורת ברור ואפקטיבי ולמזער את הפוטנציאל לחוסר הבנה וקצרי תקשורת משמעותיים, מומלץ שתמנו מספר מצומצם של אנשי קשר (לעתים אף אדם יחיד) שינהלו את התקשורת של החברה שלכם עם חברת ההפקות שבחרתם. זה יסייע באופן ניכר ליצירת פלואו (זרימה) פשוטה וקל שמקדם סביבה שיתופית יעילה.

אם תחליטו להפקיד את המשימה בידי אדם ייעודי יחיד, לא רק שתבססו אמצעי תקשורת פשוט ויעיל, אלא גם תבנו תשתית אישורים מהירה. היכולת להחליף מידע ורעיונות, לקבל אישורים ולהניע תהליך ביצוע חלק ואפקטיבי קדימה משתפרת משמעותית, מקצרת את זמני התוצר ובכך גם יוצרת בהירות בזמן אופטימלי תוך כדי ווידוא שכולם נמצאים בלופ.

3. דבקו בלו"ז ודדליינים ברורים

הקפדה על לוחות זמנים ברורים ודדליינים מוגדרים בבהירות הם לא פחות מאלמנט קריטי להצלחה של כל אירוע שעולה על הציפיות. בין אם מדובר בהפקה קטנה כמו יום גיבוש לצוות קטן או אירוע חברה לתאגיד גדול, זאת התחייבות לדיוק והתיאום הדרושים לנצח ולתזמר חוויה עם מינימום בלת"מים. אם תשכילו לעמוד בקפידה בלוחות הזמנים של חברת ההפקות שבחרתם, לא רק שתכבדו לו"ז, אלא גם תתרמו באופן אקטיבי להצלחה הכוללת של האירוע שלכם.

הנ"ל הן כמו מפת דרכים, שמבארת ומפשטת את ההסתעפויות של המשימות, הדרישות והציפיות השונות שמתגבשות על ציר זמן להוצאה לפועל ללא פשרות. אחד היתרונות המובהקים של עמידה בלוחות זמנים ויעדים ברורים מראש, הוא היכולת להיות מוכנים מראש לכל אתגר והפתעה לא צפויים. החל מבחירת המיקום, הבנת טוואי השטח, מזג האוויר, אנשי המקצוע המתאימים ועד התפריט הקולינארי, מתנות לעובדי החברה והאמנים המובילים שייקחו חלק בחוויה. כל אלו וכמובן נוספים חייבים להיות חלק מתמונה ברורה שנוצרת זמן רב מראש.

4. כבדו את היררכית מקבלי ההחלטות

בהמשך ישיר לבחירת אדם ייעודי לתקשורת ועמידה בזמנים ויעדים, שמירה על תוכנית העבודה באמצעות מתן פידבק והנחיות לחברת ההפקה שבחרתם בלבד. סמכו עלינו, ביום האירוע עצמו, רק גורם מתכלל מקצועי אחד אחראי על הכל, ולכן תקשורת איכותית נבנית ופועלת בהתאם להיררכית מקבלי ההחלטות. כל סטיה ממנה יכולה להפריע למכונה המשומנת של הפקת האירוע לתפקד במיטבה, וליצור אתגרים לוגיסטיים פוטנציאליים שיקשו על ניהול מוצלח.

5. סמכו על מפיקי האירוע

אנחנו יודעים, זה לא קל, אבל תנו לעצמכם לשחרר ולהינות כמעט כמו המוזמנים ביום האירוע. החברה שבחרתם מתמחה בהפקת אירוע חברות, ולמרות שלא פעם תהיה בכם התחושה שאתם יודעים ומכירים הכי טוב את הקהל שלכם, סמכו על אנשי המקצוע ותנו למפיקי האירוע ולצוות שלהם לקחת את ההובלה ביום המופלא.

אחרי כל ההכנות, התכנון והתיאום, סמכו עליהם והניסיון שמביאים עמם לנהל את הדברים בצורה המדויקת ביותר. זה יאפשר לכם להשקיע את הזמן ביצירת קשר אותנטי ואיכותי עם המוזמנים וקהלי היעד השונים,  ובעיקר להנות בטירוף באירוע שעליו חלמתם.

לסיכום,

אירוע חברה הוא לא רק מפגש מרובה משתתפים של אנשים שונים שהתקבצו יחד, אלא הזדמנות אמיתית ליצור חוויה משמעותית לקהלי היעד, שמשיגה את המטרות השונות שלכם כארגון וחברה. על ידי הטמעה של אסטרטגיות שונות ובחירת חברה מקצועית שמתמחה בהפקת אירועי חברות, תוכלו להרים את האירוע שעליו אתם חולמים, וגם להנות בו כאחרון האורחים.

כל אלו ייצרו את התנאים האופטימליים עבורכם לטיפוח קשרים שונים, העלאת מודעות לארגון ולמותג ויכולת להשיג מטרות ויעדים מגוונים שאתם מעוניינים לקדם. זכרו, המתכון המושלם לאירוע המושלם, הוא השילוב של החזון והשאיפות שלכם יחד עם אנשי המקצוע המובילים, להוצאה של הכל לפועל.